Skip to content
Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to odpowiedzialne zadanie. Jest tak zwłaszcza gdy, zatrudnia się pracowników. Wówczas nie tylko trzeba zastosować się do przepisów, ale również dopilnować wszelkich niezbędnych formalności. Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę to nie tylko jej podpisanie, ale też parę innych obowiązków. Prowadzenie dokumentacji pracownika nie jest trudne, o ile się to robi regularnie. Co dokładnie powinna zawierać jego teczka? Sprawdź to w naszym artykule.
Do czego służy teczka personalna pracownika?
Kodeks pracy nakazuje każdemu pracodawcy prowadzenie akt osobowych pracownika. Mogą zawierać one dane wrażliwe, które trzeba bezwzględnie chronić. Każdy pracownik musi mieć teczkę personalną, bez względu na to ile osób się zatrudnia. Warto wiedzieć, że akta osobowe są niezwykle istotne podczas postępowania w przypadku sporów roszczeniowych.
Osoby postronne nie powinny mieć wglądu w dane personalne pracowników. Dlatego każdą teczkę personalną konkretnej osoby należy przechowywać w ukryciu. Pracodawca nie ma prawa wykorzystywania danych osobowych pracownika do własnych, innych niż zawodowe, celów. Kary za zrobienie tego są naprawdę poważne.
W trakcie przygotowania teczki personalnej pracownika nie zapominaj również o indywidualnej karcie czasu pracy pracownika do druku. Ich okres przechowywania przez pracodawcę jest taki sam. Wynosi on minimum 10 lat. Indywidualna karta czasu pracy pracownika to niezbędny dokument stanowiący o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy czy urlopach lub zwolnieniach lekarskich. Zasady tworzenia karty ewidencji czasu pracy pracownika reguluje Kodeks pracy.
Co powinna zawierać teczka personalna pracownika?
To, co należy zawrzeć w personalnej teczce pracownika, ustanawia również Kodeks pracy. W 2019 roku powstały jego cztery części. Część “A” powinna zawierać wszystkie informacje związane z okresem przed zatrudnieniem danej osoby. Najczęściej są to dokumenty dostarczone w trakcie procesu ubiegania się o pracę.
Kwestionariusz osobowy czy świadectwa pracy to ważne oświadczenia, które powinna zawierać część “A” teczki personalnej pracownika. Następnie trzeba w niej umieścić orzeczenie lekarskie zezwalające na pracę na danym stanowisku, dokumenty potwierdzające kwalifikacje do wykonywania danych czynności oraz świadectwa ukończenia szkół wyższych, jeżeli takie były wymagane w danej pracy.
Natomiast część “B” koncentruje się wokół całej dokumentacji związanej z zawarciem współpracy. Umowa o pracę oraz wykaz obowiązków należących do danej osoby – to najważniejsze punkty tej części teczki. Konieczne jest również przechowywanie zaświadczenia o odbyciu szkolenia BHP wraz z podpisem osoby szkolonej. Dodatkowo w tej części muszą znaleźć się wszystkie formularze dotyczące urlopów – macierzyńskiego i rodzicielskiego.
Trzecia część, czyli część “C” dotyczy zakończenia stosunku pracy. Znajduje się w niej dokument związany z wypowiedzeniem umowy, a także kopia świadectwa pracy. Pracodawca powinien mieć także wyjaśnienie o sposobie wykorzystania zaległego urlopu albo wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego.
Ostatnia część, czyli “D” zawiera wszystkie informacje o karach porządkowych, którymi pracodawca obciążył pracownika. W teczce personalnej powinien znaleźć się odpis zawiadomienia o ukaraniu. Ta część powinna też zawierać wszystkie dowody, które świadczą za nałożeniem tej kary.
Teraz już wiesz, co powinna zawierać teczka personalna każdego z Twoich pracowników. Pamiętaj, by zawsze przechowywać ją w sposób uporządkowany.
Sprawdź również:
Jeden z naszych artykułów kulinarnych, Idealne danie dla pasterzy, dowiesz się jak zagęścić gulasz
W jednym z naszych poradników przeczytasz co kupić na kobiece święta, na przykład jakie kwiaty na dzień kobiet
Torty lodowe to doskonała propozycja na upalne wakacyjne dni